Istilah-istilah dalam Freight Forwarding

Air Freight ( A/F ) adalah biaya pengiriman barang dengan menggunakan pesawat.

Air Way Bill / AWB fungsi dan kegunaannya adalah sama dengan Bill Of Lading. Namun AWB ini khusus untuk pengiriman barang via Udara.

Bill Of Lading atau B/L adalah Surat / Dokumen yang diterbitkan oleh Shipping Line / Freight Forwarder untuk setiap pengiriman barang Export. Bill Of Lading ini di terbitkan pada tanggal keberangkatan Kapal. Bill Of Lading ini nantinya akan diberikan kepada consignee untuk mengambil barang di tempat tujuan (pengambilan import). Fungsi dari Bill Of Lading ini sangat banyak. Selain sebagai bukti pengambilan barang di tujuan, juga dilampirkan dalam proses pembuatan COO.

Booking adalah istilah untuk pemesanan tempat

C & F adalah Cost and Freight adalah system pembelian barang dimana Biaya Pengiriman dan Harga Barang di bayarkan di pelabuhan muat namun asuransi menjadi tanggungan Penerima Barang.

C.I.F adalah Cost Insurance & Freight adalah system pembelian barang dimana Biaya Pengiriman, Asuransi dan Harga barang dibayarkan sebelum kapal berangkat / di pelabuhan muat.

Closing Time ( C/T ) adalah waktu ditutupnya pemasukan / penumpukan barang di UTPK atau warehouse.

Comemrcial Invoice adalah Daftar Nilai / Harga Barang yang tercantum dalam Packing List. Commercial Invoice ini berisikan nilai barang per item dan total nilai barang. Bill Of Lading, Packing List dan Commercial Invoice adalah bagian yang tidak terpisahkan dalam proses Export dan Import atau bisa dikatakan ketiga dokumen ini adalah 1 set dokumen Export / Import.

Consignee adalah nama lain dari importer atau penerima barang. Istilah ini akan selalu dipakai sebagai pengganti kata importer / penerima barang / pembeli.

Customs Clearance adalah proses administrasi pengiriman dan atau pengeluaran barang ke / dari Pelabuhan muat / Bongkar yang berhubungan dengan Kepabeanan dan administrasi pemerintahan.

Delivery Order / DO adalah Surat yang diterbitkan pihak shipping atau forwarder kepada shipper sebagai tanda bukti pengambilan container kosong dan atau tanda bukti pengiriman barang dari gudang shipper ke UTPK atau Warehouse.

DEPO adalah tempat penumpukan container kosong

Dry Container adalah container kering / standar yang digunakan untuk mengirim barang2 biasa yang tidak berbahaya dan bukan merupakan barang gas atau cair. COntohnya mebel, handicraft, garment, etc.

Descriptions of Goods adalah deskripsi barang.

ETA adalah Estimated Time of Arrival yaitu Waktu Perkiraan Kedatangan Kapal / Pesawat.

ETD adalah Estimated Time of Departure yaitu Waktu Perkiraan Keberangkatan Kapal / Pesawat dari pelabuhan muat.

FCL adalah Full Container Loaded yaitu Pengiriman Barang dengan Menggunakan Kontainer.

Feeder Vessel adalah Kapal pengangkut dari pelabuhan muat ke pelabuhan transit. Jenis kapal ini kecil hanya muat untuk mengangkut 3000an kontainer.

Flat Rack Container adalah container yang bagian samping kanan dan kirinya terbuka. Kontainer ini digunakan untuk memuat barang yang lebarnya melebihi standar lebar container DRY.

F.O.B adalah Free On Board adalah system pembelian barang dimana semua biaya Pengiriman atau O/F , Asuransi dan harga barang dibayarkan setelah kapal sampai atau di pelabuan bongkar.

Freight Collect adalah Sistem pembayaran biaya pengiriman barang di pelabuhan bongkar.

Freight Prepaid adalah Sistem pembayaran biaya pengiriman barang di pelabuhan muat.

LCL adalah Less than Container Loaded yaitu system pengiriman barang tanpa menggunakan container atau dengan kata lain pengiriman barang yang kapasitasnya dibawah standar kapasitas muat container.

Measurement / Cubication / CBM adalah ukuran kubikasi suatu barang export baik itu. Perhitungan Kubikasi ini sangat penting dikuasai oleh para exporter untuk menentukan jenis pengirimannya. Apakah menggunakan Kontainer 20ft, 40ft,40HQ atau 45ft. Atau apabila menggunakan truck apakah akan dikirimkan dengan menggunakan truck tronton, truck angkel, truck box / diesel atau truck built up.

Mother Vessel adalah Kapal pengangkut / kapal besar yang mengangkut muatan dari pelabuhan transit ke pelabuhan tujuan diseluruh penjuru dunia.

Net Weight / N.W. adalah berat bersih barang tanpa kemasan.

Notify Party adalah pihak ketiga selain Consignee yang mengetahui adanya sebuah pengiriman barang.

Open Top Container adalah Kontainer yang bagian atasnya bisa dibuka / terbuka. Kontainer ini dgunakan untuk pengiriman barang yang tingginya melebihi standar ketinggian container DRY.

Open Stack ( O/S ) adalah waktu dibukanya container / barang boleh di tempatkan di UTPK atau warehouse.

Packing List adalah Daftar Sistem Pengepakan. Packing List ini diterbitkan oleh setiap exporter setiap kali akan export. Data2 Packing List inilah yang akan di muat pada Bill of Lading maupun AirWayBill. Packing List berisikan data2 Nama dan alamat Shipper, Nama dan Alamat Consignee, Nama dan Alamat Notify Party (jika ada), Nama Barang, Jumlah dan Jenis Kemasan, Jumlah barang, Berat Bersih / Net Weight, Berat Kotor / Gross Weight, Kubikasi, Shipping Marks & Numbers / Keterangan yang tertulis pada kemasan, Nama Vessel, Pelabuhan Muat, Pelabuhan Bongkar.

Part Of Shipment adalah Pengiriman Barang menggunakan 1 kontainer dimana didalam container tersebut terdiri dari berapa nama shipper namun dengan tujuan satu Consignee.

P.O.D adalah Port of Discharge yaitu Pelabuhan Bongkar.

P.O.L adalah Port Of Loading yaitu Pelabuhan Muat.

Place of Delivery yaitu Tujuan akhir Pengiriman Barang.

Place of Receipt yaitu Tempat Penerimaan Barang.

Reefer Container adalah container yang memiliki pengatur suhu. Biasa digunakan untuk pengiriman produk makanan yang membutuhkan suhu tertentu.

Shipping Instructions adalah surat pengajuan pengiriman barang yang diterbitkan oleh shipper.

Space adalah tempat yang tersedia didalam kapal.

Shipping Schedule adalah Schedule Keberangkatan Kapal / Pesawat.

Stuffing / Loading adalah proses pemuatan barang export kedalam container atau truck angkutan (berlaku untuk kegiatan export).

Contoh Freight Forwarder

 

Freight forwarder dapat dikatakan sebagai kunci perantara yang terlibat dalam transportasi barang (cargo) dari titik asal (origin) ketitik tujuan (destination) melalui laut maupun udara dengan menggunakan setidaknya 2 jenis alat transportasi ( multimoda transportasi ). Freight forwarder menjadi sangatlah penting peran sertanya dalam arus laju perekonomian dunia khususnya Indonesia.

 

Di Indonesia sendiri perusahaan freight forwarder mulai ada sejak pertengahan tahun 70-an tepatnya tahun 1977-1978 dimana perusahaan freight forwarding nasional yang secara mandiri melakukan kegiatan jasa freight forwarding. Tanggal 16 Juli 1980 Direktorat Jendral perdagangan Luar negeri – Departement perdagangan ( Dirjen, Deplu , Deperdag ) memberikan ijin operasi kepada 15 perusahaan  freight forwarding di Indonesia.

 

Seiring dengan bertumbuhan perusahaan freight forwarder yang semakin pesat, maka didirikanlah GAFEKSI (INFA) yang resmi di akui pemerintah RI yang beranggotakan 60 perusahaan  freight forwarding yang tersebar di Indonesia yang pada akhirnya diakui sah sebagai anggota FIATA pada tahun 1981.

 

Sampai akhir tahun 2012 tercatat lebih dari 170 perusahaan freight forwarder yang ada di Indonesia. Salah satu perusahaan freight forwarder yang sudah berdiri sejak lama di Indonesia ialah PT. Freight Express yang telah beroperasi sejak tahun 1989 yang tersebar di 14 kota di Indonesia ( Jakarta, Surabaya, Semarang, Medan, Cirebon, Denpasar, Jepara. Yogyakarta, Bandung, Solo, Lombok, Palembang, Samarinda, Makasar). Perusahaan yang akan merayakan ulang tahun ke-25 di tahun depan (2014) ini memiliki agent yang terpercaya, kompeten dan service yang memuaskan.

 

.

Multimoda Transportasi

Pengangkutan barang menggunakan sedikitnya 2 jenis alat transportasi disebut dengan multimoda transportasi. Kata-kata multimoda transportasi erat kaitan dengan Freight Forwarding . Terdapat beberapa pengertian mengenai multimoda transportasi diantaranya: 

• Peraturan Pemerintah No 8 Tahun 2011 tentang Angkutan Multimoda didefinisikan sebagai:

Angkutan Multimoda adalah angkutan barang dengan menggunakan paling sedikit 2 (dua) moda angkutan yang berbeda atas dasar 1 (satu) kontrak sebagai dokumen angkutan multimoda dari satu tempat diterimanya barang oleh badan usaha angkutan multimoda ke suatu tempat yang ditentukan untuk penyerahan barang kepada penerima barang angkutan multimoda.

• Sedang OECD mendefinisikan angkutan multi moda sebagai

 "Movement of goods (in one and the same loading unit or a vehicle) by successive modes of transport without handling of the goods themselves when changing modes" atau kalau diterjemahkan sebagai pergerakan barang (dalam satu unit muatan atau kendaraan) dengan moda dengan berbagai moda tanpa penanganan barang itu sendiri pada saat perpindahan moda. Peran angkutan multimoda ini merupakan komponen penting dari sistem logistik. Dan dalam dekade belakangan ini berkembang sangat pesat karena pergerakan barang semakin membutuhkan angkutan yang efisien dan dapat dilaksanakan dengan cepat, sehingga dibutuhkan suatu sistem yang kemudian dinamakan multimoda.

Keuntungan menggunakan transportasi multimoda: 
Keduanya menggunakan kombinasi yang paling efisien dari semua jenis mode transportasi, menjaga biaya pengiriman kargo Anda tetap rendah. Kedua layanan ini lebih ramah lingkungan daripada beberapa mode transportasi satuan.

Bill Of Lading

Bill of Lading (B/L)

adalah surat tanda terima barang yang dimuat di atas kapal dan merupakan bukti kepemilikan atas barang serta perjanjian pengangkutan ( yang melibatkan Freight Forwarding, Client dan agent Shipping ) barang melalui laut, yang berfungsi sebagai :

• Dokumen penyerahan barang dari eksportir kepada pihak ekspedisi
• Dokumen kontrak perjalanan antara eksportir dengan perusahaan ekspedisi
• Dokumen kepemilikan barang yang tertera dalam dokumen B/L

Dalam B/L wajib disebut, :

• nomer dan tanggal B/Ldan ditandatangani yang mengeluarkan
• nama pengirim, penerima barang
• pelabuhan muat, bongkar
• nama sarana pengankut, nama kapal atau pesawat dan no         perjalanannya
• nama, jumlah dan jenis barangnya
• berat bersih atau kotor barang
• model penyerahan barang, ongkos perjalanan dibayar dimuka atau dibelakang
• kondisi lain yang disepakati.

Ada beberapa jenis B/L diantaranya adalah:

1. House B/L: B/L yang dikeluarkan oleh pihak forwarding (Apa itu forwarding, nanti akan dibahas lebih lanjut)
2. Through B/L: B/L yang dikeluarkan oleh pihak pelayaran dari POL (port of loading) sampai ke POD (port of discharges) meskipun melalui beberapa pelabuhan transit.
3. Combined Transport B/L: B/L yang meliputi pengangkutan barang dengan menggunakan lebih dari satu jenis alat transportasi. Dokumen ini menyebutkan berbagai operator transportasi (pengangkut) yang akan mengambil barang di tepat muat pengapalan dan membawanya ke tempat tujuan.

Ada banyak yang harus diisi dalam sebuah B/L. Mari kita bahas satu persatu.

1. Data customer. Terdiri dari:

a. Shipper : nama pengirim barang.

Bila pemilik asli dari barang memakai jasa forwarding, biasannya nama yang tercantum pada B/L ini adalah nama forwarding dan dari pihak forwarding sendiri akan mengeluarkan house B/L. Hal ini dilakukan oleh pihak forwarding agar pihak pelayaran tidak mengetahui siapa pemilik barang sebenarnya untuk menghindari pembajakan pemilik barang.

Hal ini terkadang terdengar ironi, karena peraturan pemerintah yang baru sekarang adalah manifest yang dikirim dalam bentuk flat file di bea cukai haruslah nama asli pemilik barang, sehingga bila forwarding mengeluarkan house B/L maka mereka akan membuat manifest sesuai house B/L mereka dan manifest tersebut dikirimkan ke pihak pelayaran untuk di kumpulkan kemudian dikirim ke bea cukai.

b. Cosignee : Nama penerima barang

Sering juga nama consignee diisi “To Order” dimana B/L yang tercantum nama ini bisa untuk diperjual belikan.

c. Notify  Party : pihak yang harus dihubingi bila barang telah sampai di POD

2. Data transport. Terdiri dari:

Vessel : Nama kapal pertama yang mengangkut barang

Voy : voyage dari kapal

POL : port of loading adalah pelabuhan asal muat barang

POD: port of discharges  adalah pelabuhan tujuan barang

Port of receipt adalah pelabuhan penerimaan barang kali pertama

Port of delivery adalah tempat tujuan barang

3. Data Kontainer terdiri nama kontainer dan nomor seal (kunci) kontainer.

4. Data Barang. Terdiri dari :

Marks & Number : mark dari barangnya

Description of goods: jumlah kemasan dan nama barangnya

Gross weight: berat kotor barang

Measurement: berat measurement

5. Nomor B/L yang ditentukan oleh pihak pelayaran

6. Term of Shipment : seperti CY/CY, CY/FO, CY/Door. Apa itu term of shipmentada baiknya dibahas lebih detail pada bahasan selanjutnya.

7. Term of Payment : cara pembayaran bisa Prepaid (bila ocean freight  dibayar di pelabuhan muat) atau Collect (bila ocean freight dibayar di pelabuhan bongkar)

8. On board date, issued date, place of issued, signature

Pada setiap bagian belakang B/L terdapat peraturan dari B/L. Di Indonesia sendiri kebanyakan dari pelayaran mengacu pada Hague Rules. MengenaiHugue Rules sendiri akan membutuhkan satu bab tersendiri bila ingin dibahas satu persatu.

Atas dasar data B/L ini, pelayaran membuat flat file yang akan menjadi manifest untuk bea cukai.

Switch B/L- Biasa digunakan dalam perdagangan “Cross Trade” atau “Triangle shipment” - Cross trade melibatkan tidak hanya pengirim (seller) dan pembeli (buyer), tetapi terdapat tiga atau lebih pihak yang terlibat dalam transaksi, misalnya trader B tidak menghendaki penjual (seller) atau pembeli (buyer) saling mengenal, hal ini ditujukan untuk melindungi kepentingan trader B, maka dilakukanlah switch B/L.

Part Off B/L

Sering juga disebut B/L LCL (less container load), dimana container yang sama digunakan untuk lebih dari satu B/L, dengan nama shipper sama dan nama consignee yang berbeda.

Sea Waybill

Sea waybill adalah tanda terima barang (Receipt for the Goods) yang dilengkapi dengan kontrak pengangkutan dengan shipping company (evidence of contract), dan cargo dapat diserahkan kepada penerima barang seperti yang tercantum, tanpa menunjukkan document original.

Perbedaan yang cukup significant dengan B/L adalah pada “document of title”, dimana seawaybill bukan merupakan “negotiable document” (Dokumen yang dapat diperdagangkan). Seawaybill biasa digunakan dalam pengiriman satu company yang berbeda cabang

Kehilangan B/L

Apa yang harus dilakukan bila kehilangan B/L:

1. Minta surat keterangan kehilangan dari Kepolisian (yang asli)
2. Minta diiklankan di media lokal selama 3 hari ,bahwa ada kehilangan B/L
3. B/L original akan diterbitkan lagi oelh pelayaran , dengan keterangan “RE-ISSUED”,

Back Date B/L

Tanggal yang tercantum dalam B/L adalah tanggal yang sesuai dengan tanggal keberangkatan kapal. Back date adalah mencantumkan tanggal B/L sebelum tanggal keberangkatan kapal. Hal ini biasanya dilakukan atas permintaan dari shipper karena tuntutan dari L/C (letter of credit). Back date B/L sebenarnya adalah penipuan., tapi tidak jarang pelayaran melakukan hal ini atas permintaan customer.

Sekilas Tentang Freight Forwarding

FREIGHT FORWARDING

Freight Forwarding merupakan sebuah usaha yang berkaitan dengan kegiatan shiping, dimana perusahaan yang menjalankan usaha Freighht Forwarding disebut sebagai Freight Forwarder yang menjalankan tugasnya sebagai agen yang mengurusi pengiriman dan penerimaan barang Export dan Import dengan menggunakan service udara atau laut maupun darat yang dapat dikatakan sebagai  multimoda transportasi , dalam proses shipping menggunakan jasa Freight Forwarder akan muncul sejumlah document sebagai tanda kerja sama.

Apa hubungan Freight Forwarding dengan Shipping Agent?
Hubungan Freight Forwarding dengan Shipping agent adalah kerja sama dan kontrak. 
Jadi misalnya PT. Anti Rugi ingin mengirimkan sejumlah barang ke negeri Y dengan menggunakan jasa Freight Forwading dari PT. Freight Express yang ada dijakarta, nah disini PT. Freight Express akan mengurusi  kegiatan pengangkutan, penyimpanan, sortasi, pengepakan, pengukuran, penimbangan, pengurusan penyelesaian dokumen, penerbitan dokumen angkutan, perhitungan biaya angkutan, klaim asuransi atas pengiriman barang serta penyelesaian tagihan dan biaya-biaya lainnya yang bersangkutan dengan kegiatan pengiriman tersebut. Shipping agent di negara Y nantinya akan mengurusi penerimaan barang PT Anti Rugi di Negeri Y. 

Beberapa Service Freight Forwarding:

• Ocean freight forwarder / NVOCC
• Air freight forwarder / air cargo agent
• Customs Agent
• Road haulier – Trucking
• In transit warehousing / Depot Operators 
• Packing / Consolidating 
• Project Management
• Consultation Service